É impossível fazer um dia ter mais do que 24 horas, mas certamente dá para fazer o seu trabalho render melhor. Um dos segredos da produtividade, repetido aos quatro cantos, é fazer uma coisa de cada vez. Mas como conseguir focar em uma só tarefa com tantas outras na fila? Como não perder prazos de entrega ou desviar o foco? Como organizar a vida pessoal para que ela não atrapalhe o rendimento no trabalho?
Não é fácil, mas existem alguns caminhos. Organizar e planejar seu dia é uma missão que exige tanta dedicação quanto o seu próprio trabalho. Todo o tempo que você usar para se planejar, vai ganhar em dobro na hora de produzir, pode ter certeza. Anote algumas dicas certeiras:
1. DESCUBRA ONDE VOCÊ PERDE O FOCO
Antes de começar um planejamento para sua produtividade, tente descobrir o que tira seu foco do trabalho. Será que você participa de reuniões demais no escritório? Gasta muito tempo lendo e respondendo e-mails? Ou simplesmente não consegue sair do Facebook? Existem várias ferramentas de monitoramento que podem te ajudar a descobrir o que está custando seu tempo e produtividade. Para acompanhar suas atividades diárias, experimente o Atracker (para iOS) ou Timesheet (para Android). Já para verificar os hábitos de acesso do seu computador e do seu celular, existe o RescueTime.
2. GETTING THINGS DONE
Agora é hora de planejar sua rotina diária. Para isso você pode usar o GTD, Getting Things Done. O método, criado por David Allen, melhora sua produtividade em três passos simples. Veja como funciona:
Tire tudo da sua cabeça
Se você estiver com a cabeça cheia, fica muito difícil concentrar no que precisa ser feito naquele momento. O GTD ensina você a escrever tudo que precisa ser feito em uma “caixa de entrada”, pode ser um caderno, uma planilha do excel ou um aplicativo de celular. Coloque absolutamente tudo na sua caixa de entrada e pronto. Só depois gaste seus neurônios pensando em como e quando resolver aquilo.
Processe seus dados
Analise a sua caixa de entrada e categorize. Primeiro, selecione o que pode ser feito em dois minutos, faça e corte da sua lista. Depois, divida as outras tarefas em três:
O que precisa ser feito em breve
O que eu desejo fazer um dia
Para rever mais tarde
Coloque as tarefas do grupo 1 em uma agenda — e se não depender de você, delegue. As do grupo 2 guarde em um espaço diferente das tarefas diárias, onde elas possam ser resgatadas no futuro. E as tarefas do grupo 3 guarde para revê-las no final do dia ou da semana.
Ação
Para te ajudar a selecionar qual tarefa executar, classifique cada uma em: Onde pode ser feita (casa, trabalho, reunião) Quanto tempo vai levar para ser concluída Para quando deve estar pronto Com essa divisão, você consegue priorizar e dividir melhor seu cronograma, fazendo seu tempo render mais.
3. MENTE VAZIA TE DÁ HORAS DE PRODUTIVIDADE
A prática da meditação também ajuda a aumentar sua produtividade. Isso acontece porque meditar é um exercício de estar no presente, ou seja, você precisa se desligar de todos os tipos de preocupação — futuras ou passadas.
Isso te faz aumentar o foco e a concentração na hora de trabalhar, pois sem pensamentos estressantes, você produz com mais qualidade. Faça o teste e medite por alguns minutos ao dia. O Take a Break! é um app que pode te ajudar a criar esse hábito.
Além disso, você pode investir na Técnica Pomodoro, que se baseia em blocos de trabalho de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo. Segundo Francesco Cirillo, desenvolvedor do conceito, os intervalos vão agilizar sua mente e maximizar sua produtividade. Você já consegue produzir melhor no trabalho? Então conte pra gente o seu segredo!
Fonte: Tutano